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  • AutorenbildAnja Grigoleit

Kalender Tools im Test - Juli 2022

Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit im Test. 3 Tools für Dich im Test.


Du möchtest, dass Deine Kund:innen einfach einen Termin bei Dir buchen?

Kein lästiges: Wann kannst Du denn? Da kann ich aber nicht. - Hin und her Geschreibe?


Du bist aber unsicher, welches das perfekte Tool für Dich ist?


Dann ist dieser Artikel für Dich.


Stephanie Kurth (Datenschutzberaterin) und ich (Anja - Tool-Junkie) haben uns 3 Tools angeschaut, eines der bekanntesten Tools auf dem Markt, eine deutsche Alternative und den persönlichen Favoriten von Stephanie und wir sagen Dir:

  1. Welches Tools macht wirklich Spaß!

  2. Welches Tool ist auch datenschutz-freundlich


Die Tools:

  1. Calendly.com

  2. Terminland.de

  3. nuudel von Digitalcourage e.V.



Keine Zeit für den ganzen Artikel?

Unsere Kurzempfehlung:

  • Nutze Calendly, aber beachte die Empfehlung, was hinsichtlich des Datenschutzes vorgenommen werden darf. Siehe unten.



  1. Calendly


Benutzerfreundlichkeit:

Ich (Anja) oute mich. Ich liebe dieses Tool.

Es ist kinderleicht aufzusetzen. Du kannst es easy mit Deinem Kalender verknüpfen und so werden einfach nur die freien Termine angezeigt, wo Du auch tatsächlich Zeit hast.

Du kannst Zeiträume einstellen, wo Du buchbar bist.

Du kannst Fragen einstellen, die Deine Interessent:innen vorab bekommen, so dass Du perfekt auf das Gespräch vorbereitet bist.

Du kannst Zoom verknüpfen, so dass Deine Interessent:innen direkt die Einladung mit dem Zoom Link bekommen. I LOVE IT!


Bisschen hakelig:

  • Wenn Du einen Apple Kalender verknüpfen magst, ist es ein bisschen aufwändiger - alle anderen Kalender gehen easy. Beim Apple Kalender dann einfach mich (Anja) fragen.

  • Wenn Du mehr als einen Termin erstellen willst, brauchst Du die Bezahlvariante - ab 8 Dollar pro Monat.

  • Abrechnung nur in Dollar - aber per Kreditkarte zahlbar.


Preis:

  • 0 Euro bei einer Terminart

  • ab 8 Dollar pro Monat (bei Jahreszahlung) für unendlich viele Terminarten - hab ich (Anja) und nutze ich für alles - reicht auch völlig aus für die meisten Anwendungsfälle


Datenschutz:

Calendly ist ein US-amerikanisches Tool und damit wird es im Drumherum ein bisschen aufwändiger.

Was gilt es zu beachten?


Das Vorgehen für Calendly steht übrigens stellvertretend für alle US-amerikanischen Buchungstools.


  • Calendly musst du in deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) genauso berücksichtigen, wie in deiner Datenschutzerklärung.

  • Zusätzlich zum Auftragsverarbeitungs-Vertrag, benötigst du eine Rechtsgrundlage für den Datentransfer in die USA. Du willst mit Calendly ein Data Processing Addendum abschließen inklusive der aktuellen Standardvertragsklauseln der EU, in der Fachsprache willst du einen DPA mit SCC abschließen, findest du alles hier: https://calendly.com/dpa Kleiner Tipp: Scrolle bis zum Anhang, hier musst du deine Angaben bei Datenexporteur angeben und das Dokument dann an calendly per Mail senden.

  • Ergänzend zum Vertrag ist eine Risikoanalyse durchzuführen, eine sogenannte TIA, das steht für transfer impact assessment, ein Muster findest du hier: https://iapp.org/resources/article/transfer-impact-assessment-templates/

  • Wenn du Calendly in deine Website integrieren möchtest, dann bitte nur als Verlinkung.

  • Achte darauf, dass du auch ein Cookie-Banner auf deiner Calendly-Page einrichtest.




Fazit:


  • Datenschutz-Aufwand ca. 2 Stunden und regelmäßige Überprüfung, falls dir das zu umfangreich ist, dann schau doch mal, ob ein europäischer Anbieter deine Anforderungen erfüllt. Da fällt zumindest der gesamte Teil mit dem Datenexport weg.




  1. Terminland.de



Benutzerfreundlichkeit:

  • Altbacken

  • Anpassung der Buttonfarbe und Co ist gut - besser als bei Calendly

  • Kalendersynchronisation ist eine Katastrophe

  • Unterstützung vom Support hat Anja als schwierig erachtet, da nur die PDFs versendet werden, die man auch so im Internet findet. Anja hat es trotz 1,5 Tagen nicht geschafft ihren Google Kalender zu verknüpfen.

  • Technischer Support ist telefonisch erreichbar, Stephanie hat positive Erfahrungen gemacht (freundlich und hilfsbereit)


Preis:

  • 30 Tage kostenlos, dann ab 14,90 Euro pro Monat und monatlich kündbar

  • Jede weitere Terminart 6,90 Euro


Datenschutz:

  • deutscher Anbieter mit Sitz in Wiesbaden, das Hosting ist in Deutschland - mein (Stephanies) Datenschützerherz schlägt höher


Vorgehen Datenschutz:


Fazit:

  • Sexy ist anders, aber es erfüllt seinen Zweck.

  • Verschiedene Terminkalender sind anlegbar.

  • Die Kalendersynchronisation ist verbesserungswürdig - Ist für mich (Anja) ein No-Go und ich kann es daher nicht empfehlen.

  • Es gibt Gruppentermine - Das ist cool.



  1. Nuudel


https://nuudel.digitalcourage.de/

Das Tool läuft eigentlich außer Konkurrenz, denn es ist mit Calendly & Terminland in Hinsicht auf die Funktionsweise nicht vergleichbar. Trotzdem möchte ich (Stephanie) das Tool als Alternative vorstellen, denn ich arbeite seit Monaten für Terminabstimmung damit und bin sehr zufrieden.


Was ist NUUDEL ?

Der Name erinnert nicht ohne Grund an doodle.

Hier können Umfragen zur Terminfindung oder beliebige Meinungsbilder anlegen werden. Die eingesetzte Software ist opensource und kann von Jedem in einer eigenen Instanz gehostet werden, die Software heißt Framadate.


Wer betreibt das?

Das hier verlinkte nuudel wird von Digitalcourage e.V. kostenlos angeboten. Der Verein finanziert sich unter anderem über Spenden.



Benutzerfreundlichkeit:

Eine Synchronisation mit dem eigenen Kalender ist nicht möglich.

Es ist wirklich nur dafür gut, wenn Du einzelnen Kunden Terminvorschläge schicken magt, damit sie sich etwas auswählen können.

Durch die fehlende Synchronisation mit dem Kalender ist mir (Anja) das zu heikel, dass parallel andere Termine vergeben werden, wenn sich eine Kundin/ ein Kunde auf meinen Nuudel-Vorschlag nicht rechtzeitig meldet. Werde ich nicht nutzen (Anja).



Preis: kostenlos


Das hier verlinkte nuudle wird vom gemeinnützigen Digitalcourage e.V. für Sie kostenlos angeboten.


Datenschutz:

Das hier verlinkte nuddle läuft auf der Infrastruktur des gemeinnützigen Vereins Digitalcourage e.V. und betreibt keinerlei User-Tracking. Sowohl in Framadate als auch im Webserver wurde das Logging von Zugriffen deaktiviert. Es werden also keine IP-Adressen gespeichert, sondern nur das, was direkzt im Formulare eingetragen wird. Die Umfragen werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht.


Vorgehen Datenschutz:

nuudel gehört in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und in deine Datenschutzerklärung.

Aus meiner Sicht braucht es keinen AV-Vertrag.


Fazit Nuudel:

Ein Tool, das lästige Terminabstimmung deutlich vereinfacht und datenschutzkonform ist, kann aber mit einem Termin-Buchungstool nicht mithalten in Bezug auf Funktionalität und Automatisierbarkeit.




Deine Stephanie & Anja


Wer sind wir:

Stephanie Kurth

Stephanie Kurth:


Externe Datenschutzbeauftragte aus Ilmenau


Mehr Informationen zu Stephanie findet ihr hier.






Anja Grigoleit

Tools & Technik Expertin für Dein Business

Mehr Informationen zu mir findest Du hier.






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