Womit solltest Du Deine Newsletter versenden?

Aktualisiert: Feb 14

Hallo, du - happy Newsletter- Tool - Suche! - Februar 2021


Die Datenschutzbeauftragte Stephanie Kurth und ich haben uns für Dich die drei bekanntesten Tools auf dem Markt angeschaut und bewertet.

Dabei waren uns wieder zwei Dinge sehr wichtig: 1. wie gut erfüllen die Tools die , in Deutschland geltenden, Datenschutzbestimmungen und natürlich 2. wie sehr möchtest du mit diesem Tool dann wirklich arbeiten - also wie leicht ist die Bedienung.


Diese drei Tools haben wir uns angeschaut und für dich bewertet:

Active Campaign

Sendin Blue (früher hieß es newsletter2go)

MailChimp


Die Liste ist natürlich nicht vollständig, daher werden wir uns in den kommenden Wochen noch mehr Tools ansehen. Wenn du also mit unserer heutigen Auswahl nicht zufrieden bist, dann abonniere den Newsletter und schaue immer mal wieder vorbei, um dich über weitere Tools zu informieren.

Damit du verstehst, wonach wir die Tools bewerten, haben wir kurz unsere Vorgehensweise geschildert.

Vorgehen Stephanie Kurth:

Wonach bewerte ich als externe Datenschutzbeauftragte eigentlich, ob ich einem Webtool vertrauen kann?

Im Prinzip sind es wenige Dinge, die mir recht schnell ein erstes Gefühl für den Stellenwert des Datenschutz geben.

Gibt es beim Betreten der Webseite einen Cookie-Hinweis? (Und die 1 mit Sternchen gibt es natürlich für Cookie-Hinweise mit der Möglichkeit zur aktiven Einwilligung)

Gibt es eine Datenschutzerklärung und was steht das drin. Ein Dokument, in dem ich keinerlei Informationen finde, brauche ich nicht.

Gibt es ein Impressum und eine Kontaktmöglichkeit zum Verantwortlichen?

Wenn eines dieser Basics nicht erfüllt wird, dann beschäftige ich mich nicht weiter mit einem Tool - denn das zeigt mir, dass der Anbieter mich und meine Daten nicht schützt, denn Datenschutz ist Kundenservice.

Vorgehen Anja Grigoleit:

Ich schaue mir die Tools aus Usability Sicht an - also wie leicht kann ein zukünftiger Benutzer das Tool eigentlich verwenden.

Dazu gehört: Wie schnell verstehe ich, worum es bei dem Tool geht? Wie funktionieren die Basisfunktionen und wie lange brauche ich bis ich das Tool dann tatsächlich im Einsatz habe.

Wenn ich das Gefühl habe, dass ich vor der Nutzung erst das komplette Handbuch studieren muss, dann fällt es für mich durch. Denn der Standard muss ja sein, dass ich auch ohne Handbücher & stundenlange Tutorials einen Teil der Funktionen einfach verstehen und damit für mich nutzen kann.



Hier sind die Ergebnisse:


Active Campaign

Vorteile:

  • Das Anmeldeformular super einfach in Farbe und Beschriftung anpassbar

  • Die Funnel sind sehr leicht erstellt (wenn man z.B. Kunden nach dem Willkommen noch nach und nach weitere Informationen zuschicken möchte und dies nicht technisch tun möchte)

  • Viele Vorlagen für Newsletter

  • Viele Listen für Kontakte möglich (Unterscheidung nach Webinar-Anmeldungen versus Newsletter-Anmeldungen, etc.)

  • Das Einbinden von Code auf der eigenen Website für die verschiedenen Newsletter-Anmeldungen ist super easy bzw. man kann einfach auf eine neue Seite verlinken

  • kann auf Deutsch umgestellt werden


Nachteile:

  • Keine Kostenlose Version vorhanden - aber ca. 8 Euro p.M. Version kann alles, was man braucht

  • Alle Funktionen auf einmal zu sehen, kann im ersten Blick erschlagend wirken

  • Die Vorschau (vor dem Absenden der E-Mail) für die Newsletter-Ansicht ist nur für Desktop und Mobil möglich - nicht für Tablet und funktioniert nicht immer super sauber

  • US-Anbieter mit Servern in den USA, seit EuGH Urteil zum Privacy Shield rechtlich unsichere Lage


Gesamteinschätzung:

Super viele Möglichkeiten und am besten zu bedienen

ACHTUNG mit Datenschutz! Erhöhter Aufwand zur Wahrung des Datenschutz notwendig, da amerikanischer Anbieter.


Zur Preisübersicht

Jetzt für Active Campaign anmelden: Hier


Sendin Blue (vormals newsletter2go):

Vorteile:

  • Hat alles, was man am Anfang braucht, auch in der “for free” Version

  • Man kann für verschiedene Anlässe Anmeldeformulare erstellen! Super!

  • Man kann die Formulare super easy einbinden! UND man bekommt auch einen Link zum Formular - falls man noch keine eigene Website hat, aber schon mal Anmeldungen für den Newsletter einsammeln möchte

  • Man kann einfach Automationen anlegen (wenn man bspw. ein Produkt ankündigen möchte nach einer Woche, wenn jemand sich für den Newsletter angemeldet hat)

  • Man kann Newsletter-Kampagnen erstellen - es gibt einige Vorlagen

  • Kampagnen Vorlagen können für Desktop, mobil und Tablet vorgetestet werden - super

  • Serverstandort in Deutschland mit TÜV-Rheinland Zertifikat

  • rechtssicherer AV-Vertrag wird angeboten

  • Betroffenenrechte werden gewahrt

  • ausführliche Informationen zu DSGVO-konformen E-Mail-Marketing


Nachteile:

  • Die Anzahl der Vorlagen für Email-Templates/ Vorlagen für den Newsletter sind ok, aber nicht super viele (65 Vorlagen)

  • Automationen erstellen ist ein bisschen kniffeliger als bei Active Campaign


Gesamteinschätzung:

Die solide Nr. 2, die sogar kostenlos ist!

Aus Datenschutzsicht die Nr. 1 !


MailChimp: https://mailchimp.com/de/

Vorteile:

  • es gibt eine kostenlose Variante

  • es gibt Verknüpfungen mit Webseiten-Systemen wie DUDA

  • man kann Newsletter damit versenden

  • Man kann eine extra Willkommensnachricht für Newsletter-Anmeldungen als Standard einstellen


Nachteile:

  • Einbinden vom Anmeldeformular auf der eigenen Website ähnelt einem Softwareentwickler-Job - man muss CODING Erfahrung haben

  • Man kann in der kostenlosen Variante nur eine Newsletter-Anmeldung abdecken - eine weitere Anmeldung z.B. für ein Webinar ist nicht möglich

  • Nutzerführung im System an sich ist undurchsichtig

  • Das Anpassen von Formularen macht keinen Spaß und die Einarbeitungszeit ist hoch - bis man z.B. herausgefunden hat, wie man Texte anpasst/ übersetzt

  • Die Nutzung von Landingpages direkt von Mailchimp ist einfach, bringt einem allerdings nichts für die eigene Website - weil diese Landingpage nicht die URL der eigenen Website hat

  • US-Anbieter mit Servern in den USA, seit EuGH Urteil zum Privacy Shield rechtlich unsichere Lage


Gesamteinschätzung:

Es verschickt Newsletter, aber es ist wirklich schwer zu händeln und alle Funktionen, die man recht schnell braucht, sind nicht in der kostenlosen Version enthalten.


Was solltest Du generell beachten, wenn Du mit neuen Tools arbeitest?

Stephanie hat Dir hier ein paar super Hinweise und eine kleine Anleitung zur Verfügung gestellt.


AV-Vertrag abschließen

Die hier vorgestellten Newsletter-Tools sind cloudbasierte Softwarelösungen für dein E-Mail-Marketing, du brauchst einen sogenannten AV-Vertrag.

Im Gegensatz zu Software, die du einmal kaufst und auf deinem eigenen Gerät installierst, zeichnen sich cloudbasierte Lösungen dadurch aus, dass du die Software als eine Dienstleistung nutzt. Der Anbieter stellt dir nicht nur die Software zur Verfügung sondern auch seine gesamte Infrastruktur, Erfahrung und Reputation.

Dein Newsletter-Tool sendet in deinem Auftrag E-Mails an deine Kunden. Immer dann, wenn du deine Kundendaten einem Dienstleister anvertraust, damit er diese in deinem Auftrag weiterverarbeitet, bist du verpflichtet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister abzuschließen.


Serverstandort innerhalb der EU

Achte darauf, dass die Daten auf einem europäischen Server liegen.

In dem Moment wo du die E-Mail-Adressen deiner Kunden an deinen Dienstleister weitergibst, liegen diese Daten nicht mehr exklusiv bei dir, sondern bei deinem Anbieter auf dem Server. Wichtig ist, dass du hierbei darauf achtest wo der Anbieter diese Kundendaten konkret speichert. Der Serverstandort ist idealerweise innerhalb der EU.

Wenn du Anbieter nutzen möchtest, die ihre Server zum Beispiel in den USA haben, dann musst du sicherstellen, dass die Daten dort gut geschützt sind. (Das Warum und Wie sprengt hier den Rahmen, wenn du mehr wissen willst - schick mir eine Nachricht)


Double-Opt-In Verfahren nutzen & eindeutiger Hinweise in Anmeldeformular

Als Unternehmerin hast du eine sogenannte Nachweispflicht, dass du die Daten deiner Kunden verarbeiten darfst. Du willst also zum einen, dass deine Kunden bewusst in die Nutzung ihrer Daten einwilligen und zum anderen, dass du dies auch nachweisen kannst. Den Nachweis für die Einwilligung kannst du über das Double-Opt-In-Verfahren erbringen. Achte bei der Einrichtung deiner Anmeldung darauf das Double-Opt-In Verfahren zu aktivieren.

Betroffenenrechte sicherstellen

Die Eigentümer der Daten, also deine Kunden, haben zahlreiche sogenannte Betroffenenrechte, die ihre personenbezogenen Daten schützen und die du sicherstellen musst. Wenn du einen Dienstleister beauftragst, der deine Kundendaten weiterverarbeitet, dann muss dieser ebenfalls die Rechte deiner Kunden sicherstellen. Es ist also wichtig, dass das Newsletter-Tool diverse Funktionen anbietet um die Rechte deiner Kunden sicherzustellen, dazu gehört u.a. Auskunft geben über die verarbeiteten Daten und die Möglichkeit die Daten dauerhaft zu Löschen oder in der Verarbeitung einzuschränken.

Newsletter Tool gehört in deine Datenschutzerklärung

Du hast eine Informationspflicht, das bedeutet du musst deine Kunden darüber informieren wie du ihre Daten verarbeitest. Das geschieht im Online-Business über die Datenschutzerklärung. Wenn du ein Newsletter-Tool nutzt, dann gehören die Angaben dazu in deine Datenschutzerklärung.


Newsletter Tracking

Den Erfolg deines Newsletters kannst du auf unterschiedliche Arten messen, du kannst zum Beispiel die Öffnungsrate tracken oder dir anzeigen lassen welche Links geklickt wurden. Der Einsatz von Tracking ist unbedenklich, wenn du eine wirksame Einwilligung der Nutzen nachweisen kannst und sicherstellst, dass diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann.


Stephanies Fazit:

Von den drei Tools ist Sendinblue klar überlegen, da die Nutzung unkompliziert DSGVO-konform möglich ist.

Eure Stephanie & Anja


Wer sind wir:


Stephanie Kurth:

Externe Datenschutzbeauftragte aus Ilmenau

Mehr Informationen zu Stephanie findet ihr hier.



Anja Grigoleit:

IT & Business Beraterin aus Potsdam

Mehr Informationen zu Anja findet ihr hier.


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